Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Seite ist:
Stefan Schmidt, Citafix, Hannoversche Straße 90, 28309 Bremen
E-Mail: info@citafix.de

2. Was ist Citafix?

Citafix bietet zwei Programme für Selbstständige und kleine Betriebe an: ein Buchungssystem für Termine und eine Buchhaltung für Rechnungen und Ausgaben. Diese Erklärung gilt für diese Webseite und für die Programme.

3. Besuch der Webseite (Server-Logdateien)

Beim Aufruf unserer Seite speichert der Server automatisch technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, damit die Seite sicher und stabil läuft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und Sicherheit). Die Logdateien werden automatisch rotiert und nach kurzer Zeit gelöscht.

4. Hosting und Dienstleister

• Server: Unsere Seite läuft auf einem Server der Contabo GmbH, München. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Domain und E-Mail: Die Domain und unsere E-Mail-Adressen werden bei der STRATO AG, Berlin, betrieben.

5. Konto und Anmeldung

Wenn du ein Konto anlegst, speichern wir: Name deines Betriebs, deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und dein Passwort. Das Passwort wird nur verschlüsselt (als Hash) gespeichert, wir können es nicht lesen. Wenn du Mitarbeiter anlegst, speichern wir auch deren Name und E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

Die Daten bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht. Nach Ende der Testzeit oder der Kündigung löschen wir sie nach einer Frist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Cookies

Wir setzen genau ein Cookie, das für die Anmeldung technisch nötig ist (Name: cf_s). Es hält dich angemeldet und gilt bis zu 30 Tage. Wir verwenden keine Cookies für Werbung, Statistik oder Tracking. Deshalb brauchen wir kein Cookie-Banner. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Daten, die du in den Programmen speicherst

In den Programmen speicherst du Daten deiner eigenen Kunden, zum Beispiel Namen, Termine, Rechnungen und Belege. Für diese Daten bist du als Betrieb selbst verantwortlich. Wir verarbeiten sie nur in deinem Auftrag auf unserem Server. Dafür schließen wir mit dir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) ab. Die Daten jedes Betriebs sind von denen anderer Betriebe getrennt.

8. KI-Funktionen

Einige Funktionen nutzen künstliche Intelligenz, zum Beispiel das Auslesen von Belegfotos, der Chat und die Übersetzung. Nur wenn du eine solche Funktion benutzt, werden das Foto oder der Text an unseren KI-Dienstleister Anthropic, PBC (USA) gesendet und dort verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Übermittlung in die USA wird über EU-Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss abgesichert. Benutze die Funktion nicht, wenn du das nicht möchtest. Alles andere funktioniert auch ohne.

9. Schriften

Alle Schriften und Programmbausteine liegen auf unserem eigenen Server. Beim Besuch werden keine Daten an Google oder andere Schriftanbieter gesendet.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Schreib uns dazu an info@citafix.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns ist das die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen, Arndtstraße 1, 27570 Bremerhaven.

11. Änderungen

Wenn sich unser Angebot ändert, passen wir diese Erklärung an. Es gilt immer die Fassung, die hier steht.